Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie unserer internen Compliance-Richtlinien hat für hep solar höchste Priorität. Auf diese Seite finden Sie Informationen rund um unseren Code of Conduct und unseren Meldekanal für Hinweisgeber.
Im Rahmen des Compliance Management System steuert compliance@hep gruppenweite Maßnahmen zur Prävention von Interessenkonflikten, Geldwäsche, Insiderhandel, und Korruption und überprüft die Regelungen zum Umgang mit Geschäftspartnern, insbesondere bezüglich der Annahme und Gewährung von Zuwendungen wie Bewirtungen und Geschenke.
Regionale stellvertretende Compliance-Beauftragte unterstützen die Arbeit des Compliance-Teams bei der hep solar Unternehmensgruppe.
Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Unternehmensgruppe hep solar werden regelmäßig im Rahmen von Präsenz- und Online-Trainings zu Compliance-Themen geschult.
Verantwortung übernehmen: Unser Hinweisgebersystem für Integrität und Sorgfalt
Unser Beschwerdeverfahren ist ein zentraler Baustein zur Umsetzung unserer Sorgfaltspflichten sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch in unseren Lieferketten. Um unseren hohen Standards an Integrität gerecht zu werden, ist es entscheidend, potenzielles Fehlverhalten von Mitarbeitern oder Zulieferern frühzeitig zu erkennen und zu unterbinden. Daher hat hep solar ein unabhängiges und vertrauliches Hinweisgebersystem eingerichtet, das es Ihnen ermöglicht, Verstöße sicher und anonym zu melden. So tragen Sie dazu bei, unsere Werte zu schützen und eine verantwortungsvolle Geschäftspraxis sicherzustellen.
Hier geht es zu unserem Hinweisgebersystem: hep solar whistleblowersoftware
Der Prozess einer Meldung
Ihre Hinweise sind uns wichtig, deshalb haben Sie die Möglichkeit, hep solar über das digitale Hinweisgebersystem Whistleblower Software Compliance-Verstöße, die beispielsweise straf- oder bußgeldbewehrt sind, vertraulich oder anonym zu melden. So geht’s:
Zugang zur Plattform: Besuchen Sie unser Online-Portal oder nutzen Sie die telefonische Hotline bzw. E-Mail-Adresse, die auf unserer Website angegeben sind, um Zugang zum Hinweisgebersystem zu erhalten.
Meldung erstellen: Wählen Sie die Option, eine neue Meldung abzugeben. Sie werden gebeten, den Vorfall zu beschreiben, inklusive relevanter Informationen wie Datum, Ort, beteiligte Personen und Art des Verstoßes (menschenrechtlich, umweltbezogen, ethisch, etc.).
Anonymität wählen (optional): Sie können entscheiden, ob Sie Ihre Meldung anonym abgeben möchten oder Ihre Identität offenlegen. Falls Sie anonym bleiben wollen, hinterlassen Sie keine persönlichen Daten.
Angaben ergänzen: Falls vorhanden, können Sie Beweise oder Dokumente hochladen, die den Vorfall belegen. Dies ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.
Meldung einreichen: Nachdem alle Informationen eingetragen wurden, senden Sie Ihre Meldung ab. Sie erhalten eine Bestätigung und eine Fallnummer, die es Ihnen ermöglicht, den Fortschritt Ihrer Meldung nachzuverfolgen.
Prüfung der Meldung: Ihr Hinweis wird von einem unabhängigen Team geprüft. Falls weitere Informationen erforderlich sind, kann dieses Team Sie (auch anonym) kontaktieren, um den Fall weiter zu klären.
Maßnahmen ergreifen: Bei bestätigten Verstößen werden entsprechende Maßnahmen ergriffen, um das Fehlverhalten zu beheben. Dies kann interne Untersuchungen, Disziplinarmaßnahmen oder rechtliche Schritte umfassen.
Feedback zum Fall: Sie können jederzeit mit Ihrer Fallnummer den Status Ihrer Meldung überprüfen. Sobald der Fall abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Rückmeldung, sofern Sie dies gewünscht haben. Auch anonym erhalten Sie eine Zusammenfassung der ergriffenen Maßnahmen, falls dies möglich ist.
FAQs
Über unser Hinweisgebersystem…
können Mitarbeitende von hep solar und externe Dritte Informationen über begründete Verdachtsmomente, Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße gegen den Code of Conduct sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, einreichen. Darüber hinaus kann unethisches oder gegen interne Richtlinien verstoßendes Verhalten gemeldet werden. Eine detaillierte Auflistung compliancerelevanter, meldepflichtiger Kategorien und Sachverhalte sind zudem in der hep solar-Whistleblower-Richtlinie aufgeführt.
Bitte nutzen Sie diesen Online-Meldekanal deshalb verantwortungsbewusst. Er darf nicht dazu missbraucht werden, andere zu denunzieren. Geben Sie uns deshalb nur solche Informationen weiter, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind.
Dieser Online-Meldekanal wurde für die Meldung von compliancerelevanten Sachverhalten eingerichtet. Bitte berücksichtigen Sie, dass sonstige Anliegen nicht hierüber entgegengenommen werden können.
Meldungen können sowohl mit Angabe von Kontaktdaten als auch zu 100% anonym erfolgen. Egal für welchen Meldeweg Sie sich entscheiden – alle Meldungen werden streng vertraulich und schützenswert behandelt.
Alle Hinweise auf Compliance-Verstöße werden von uns sorgfältig und vertraulich geprüft.
Auf dieser Seite können Sie einen neuen, sicheren Bericht erstellen oder eine bestehende Meldung über einen Hinweis weiterverfolgen. Die Nachverfolgung Ihrer Meldung kann für Sie und für uns aus verschiedenen Gründen relevant sein:
- Sie können den Status Ihrer Meldung einsehen, um zu prüfen, ob Maßnahmen ergriffen werden.
- Sie können die Meldung um weitere Informationen ergänzen.
- Der Systemadministrator (Compliance) hat von Ihnen zusätzliche Informationen angefordert, die für die Lösung des Problems oder der Ergreifung entsprechender Maßnahmen erforderlich sind.
Oberstes Prinzip unseres Whistleblowing-Kanals ist der Schutz des Whistleblowers.
Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.
Das anonyme Webformular soll nur genutzt werden, wenn Sie durch die Abgabe eines nicht anonymen Hinweises schwerwiegende persönliche Nachteile, z.B. arbeitsrechtlicher oder sozialer Natur für sich zu befürchten haben.
Falsch abgegebene Hinweise können mit straf- und arbeitsrechtlichen Maßnahmen geahndet werden.
Sie werden zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess nach persönlichen Angaben gefragt. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für die Meldung nicht einen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten PC.
Bei Verlust Ihrer Zugangsdaten geben Sie bitte eine neue Meldung ab und richten einen neuen Postkasten ein. Bitte geben Sie möglichst die Referenznummer Ihrer alten Meldung an. Da es sich um einen neuen Postkasten handelt, sind hier die Inhalte Ihrer alten Meldung nicht vorhanden.
Über den Whistleblowing-Kanal wird Ihnen hep solar-Compliance Rückmeldung darüber geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym. Wir sind an Meldungen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an Ihnen als Hinweisgeber.
Sie können Ihre Meldung online über unsere Whistleblowersoftware oder per E-Mail abgeben. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf unserer Website. Über den folgenden Link erreichen Sie unser Hinweisgebersystem: hep solar whistleblowersoftware
Es ist hilfreich, wenn Sie Beweise oder detaillierte Informationen bereitstellen, aber es ist nicht zwingend erforderlich.
Alle Meldungen werden streng vertraulich behandelt, und nur ein begrenzter Personenkreis hat Zugang zu den Informationen.
Ja, Sie erhalten eine Fallnummer, mit der Sie den Fortschritt Ihrer Meldung anonym nachverfolgen können.
Je nach Schwere des Verstoßes reichen die Maßnahmen von internen Disziplinarmaßnahmen bis hin zu rechtlichen Schritten.
Wichtig
hep solar hat sich dem Schutz der Whistleblower verpflichtet. Druck auf Whistleblower und ihre Diskriminierung tolerieren wir nicht. Für die Betroffenen wiederum gilt die Unschuldsvermutung, solange sie nicht eines Verstoßes überführt sind. Ihre Hinweise helfen uns, schwere Nachteile für hep solar, unsere Mitarbeitenden sowie unsere Geschäftspartner und für die Allgemeinheit abzuwenden. Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
Bei Fragen stehen wir auch unter compliance@hep.global zur Verfügung.